“Dat doen we altijd zo” is zelden een goede IT-strategie

Er is altijd wel iemand in een organisatie die hem eruit gooit, vaak met een lichte zucht en een blik richting het plafond: “Ja… maar zo doen we dat hier nou eenmaal.”

En eerlijk is eerlijk, negen van de tien keer klinkt het ook best logisch. Want ooit was er een reden. Alleen… die reden is meestal ergens in 2017 achtergebleven, samen met die ene collega die “alles nog wist”.

Het systeem waar niemand eigenaar van is

Er is altijd wel zo’n proces waar iedereen een beetje verantwoordelijk voor is… en dus eigenlijk niemand.

Het begint vaak klein.
Iemand bouwt iets handigs. Iets dat “voor nu even werkt”. Misschien een overzichtje, een lijstje, een tussenscherm.

Vervolgens gaat de tijd z’n werk doen.

Er komen collega’s bij.
Er verdwijnen collega’s.
Er worden hier en daar wat aanpassingen gedaan.

En op een gegeven moment is het er gewoon.
Een soort stilzwijgende afspraak waar iedereen gebruik van maakt, maar waar niemand zich echt eigenaar van voelt.

Dus als er iets niet klopt, wordt het “even opgelost”.
Niet structureel. Gewoon praktisch.

En zo blijft het draaien.

Niet omdat het goed is.
Maar omdat niemand precies weet hoe het ooit begonnen is — en dus ook niet waar je moet beginnen met verbeteren.

Handwerk vermomd als proces

Wat ooit begon als een slimme workaround, groeit langzaam uit tot een vast onderdeel van het werk.

Een medewerker die elke ochtend:

• een paar e-mails kopieert naar een CRM
• een order overtypt in een ander systeem
• een status bijwerkt in een overzicht

Niet omdat het leuk is. Niet omdat het efficiënt is.
Maar omdat het “erbij hoort”.

Totdat iemand een week vakantie neemt en iedereen ineens denkt:
Wacht even… hoe ging dit ook alweer precies?

Het gevaar van “het werkt toch?”

Dit is misschien wel de gevaarlijkste.

Want technisch gezien: het werkt.

Er komen orders binnen. Klanten worden geholpen. Facturen gaan de deur uit.

Alleen:

• het kost onnodig veel tijd
• de kans op fouten is groot
• niemand heeft echt overzicht
• en opschalen? Liever niet

Maar zolang het nét goed genoeg werkt, voelt het niet urgent genoeg om er iets aan te doen.

En dus blijft het liggen.
Totdat het ineens wél pijn gaat doen.

Wanneer wordt het wél een probleem?

Meestal niet bij één foutje.

Maar bij het optellen van honderd kleine dingen.

Een klant die verkeerde info krijgt.
Een order die dubbel wordt ingevoerd.
Een collega die iets “even snel” oplost en daarmee iets anders breekt.

En ondertussen groeit het werk. Maar het proces groeit niet mee.

Dat is vaak het moment dat iemand zegt:
“Volgens mij moet dit anders kunnen.”

En ja, dat kan dus ook anders

Zonder meteen alles overhoop te gooien of een half jaar in een IT-project te verdwijnen.

Vaak begint het met één simpele vraag:
waar zit het handwerk dat eigenlijk geen handwerk zou moeten zijn?

Daar zit namelijk bijna altijd de winst.

Bijvoorbeeld:

• systemen die automatisch met elkaar praten
• een portaal waarin klanten of partners zelf dingen regelen
• processen die logisch in elkaar klikken in plaats van los zand zijn

Geen magie. Geen buzzwords.
Gewoon zorgen dat dingen in één keer goed gaan.

Het mooie (en soms pijnlijke) inzicht

Het grappige is: als je eenmaal begint met verbeteren, zie je ineens overal kansen.

Dat overzicht blijkt vervangbaar.
Die handmatige stap kan ineens automatisch.
En die “onmisbare” tussenstap… blijkt eigenlijk helemaal niet nodig.

En dan komt vaak de conclusie:
“Waarom hebben we dit eigenlijk zo lang zo gedaan?”

Tot slot (zonder belerend vingertje, beloofd)

“Dat doen we altijd zo” is geen domme uitspraak.
Het is meestal gewoon een teken dat iets ooit logisch was.

Alleen verandert de wereld. Je klanten. Je systemen. Je volume.
En dan is het best handig als je processen een beetje meebewegen.

Niet alles hoeft morgen anders.
Maar één proces slimmer maken kan al verrassend veel opleveren.

En scheelt vaak ook gewoon een hoop frustratie op maandagochtend 😉

Mocht je nou zo’n proces hebben waarvan je denkt: dit voelt eigenlijk een beetje 2017…

Ik denk graag met je mee over wat in jullie situatie werkt.
👉 Neem gerust vrijblijvend contact op.